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管理組合様のマンション管理士活用・事例紹介

こちらでは当事務所(運用:マンション管理士 奥山事務所) が今までにご相談をいただき業務をさせていただいた管理組合様との、顧問業務、管理会社の見直し大規模修繕工事管理規約の改正自主管理から管理会社委託修繕積立金会計の健全化など、代表的な4事例とお客様の声をご紹介いたします。

1.団地の顧問業務を通して管理委託契約の見直し

愛知県名古屋市郊外の大型団地(403戸)のT管理組合様は、分譲から40年に亘り分譲会社(大手ゼネコン)の子会社の管理会社へ管理委託していた。ただ管理会社へ業務委託しているにもかかわらず、役員の負担が重く、一部自主管理の状態でした。

理事長経験者等の諮問委員会が中心となり、管理会社の管理委託内容を診断し確認するため、専門家のマンション管理士を探され、数社の見積提案書とヒヤリング(面談及び質疑)後に比較検討され、理事会へ答申されました。諮問委員会の方から、「奥山マンション管理士さんは明るくて、一番説明が丁寧で分かり易かった」と評価をいただき、当事務所へ顧問業務の依頼をいただきました。

管理会社の内容を分析したころ、管理委託料の内、設備点検などは下請けがしっかりしていたが、事務管理費が高い割には、担当が管理業務に慣れていなく、他社で当たり前にできていることが実施できていなく、滞納や様々な問題がありましたが、実質放置されていました。理事会に出席し管理委託契約通りの業務がされていない事など改善する事を求めましたが、会社の体制不足もあり中々改善されませんでしたので、当事務所から諮問委員会へ管理会社の見直しの答申をさせていただきました。また、大口の滞納者への法的措置を理事会へ提案し総会で承認されました。

総会で居住者から管理会社への不満や批判も多くありました。諮問委員会からの答申を受け、理事会で「管理委託契約の見直し」の臨時総会を開催し団地の居住者へ管理委託内容の見直しを周知しました。顧問のマンション管理士を通して、複数の管理会社へ相見積を依頼し比較検討し、数社に候補を絞りプレゼン(住民説明会)を実施し、全国系の大手管理会社H社を内定。2回目の臨時総会兼重要事項説明会を開催し、新管理会社を承認し管理会社を変更しました。重要事項説明書と管理委託契約書は、顧問のマンション管理士がチェック・確認をし安心して契約をしていただきました。効果として管理の質も上がり、管理委託費も1割以上減額ができました。

期間は、管理会社の業務診断から新管理会社の引継ぎまで約1年半でした。永い間、不信感を持ちながら管理会社の見直しができず困っていましたが、専門家を入れることで解決することができました。その後も、管理組合顧問として理事会と協働で新管理会社と共に、懸案事項の解決を図っています。

 

2.管理会社も見積参加をした大規模修繕工事

愛知県名古屋市内のYマンション(61戸)は大手不動産会社の子会社の管理会社が管理する高級住宅地にあるマンションです。初めての大規模修繕工事の時期になり、築12年目に管理会社より大規模集工事の提案がありましたが、理事会で修繕委員会を立ち上げ検討する事にした。修繕委員会に3名の方が選任され、進め方に関して修繕委繕委員長から当事務所の奥山マンション管理士にご相談がありました。そこで管理会社任せでなく、管理組合主体で進める方法を提案させていただき、総会で承認され大規模修繕工事コンサルタント契約をさせていただきました。

アンケート調査などで居住者の方の要望などを把握し、その後、設計事務所の選定を行いました。ブランドがある管理会社を信頼している居住者の方も多くいましたので、管理会社の建築設計部門も同一条件で見積・プレゼンをしていただきました。見積を比較検討し、数社に絞りプレゼン(住民説明会)をしたところ、一番金額の高いS設計事務所の提案が一番良い提案でしたので、多くの居住者から評価が高く選任されました。

S設計事務所による建物診断を行い、診断結果の説明会があり、直ぐに工事をしなくても良い状態でしたので、居住者からの要望をできるだけ取り入れた仕様をお願いしました。その後、施工会社を一般公募で募集し見積もり合わせをしましたが、一部居住者から管理会社から施行の要望がありましたので、同一条件で見積りを提出していただきましたが選考で漏れました。数社に絞り施工会社のプレゼンを実施し、その中で一番提案が優れた施工会社を、修繕委員会で内定し理事会へ答申し、総会で承認されました。

工事前に施工会社から住民への工事説明会があり、8月から工事開始し、翌年1月無事事故もなく終了しました。修繕委員会の皆様から、「信頼のおける設計事務所と優れた施工会社を選定でき、又管理会社へ任せるときに比べ大幅なコスト削減ができ、修繕積立金の範囲で工事ができたことなど、マンション管理士さんにコンサルに入っていただき、本当に助かりました。」とお礼の言葉をいただきました。修繕委員長からご相談をお受けし、約3年間で大規模修繕工事コンサルタント業務を終了しました。尚、通常期間は約2年前後ですが、今回は工事期間が少し延長になりました。

3.自主管理団地の管理規約改正と管理会社の採用

愛知県名古屋市内の旧公団型U団地(140戸)は、分譲時から自主管理を続けており、45年間一度も規約改正をしていませんでした。管理組合で銀行口座を新たに開設することになり銀行に規約を提示したところ、この規約では口座を開設できないと断られた。そこで当時の理事長が規約改正委員会を兼ねて規約改正をしようとしたが、進め方や改正内容(単棟型で団地の現状に合致していなかった)に問題があり反対が多く、改正できなかった。その後若い人を中心にした規約改正委員会が設立され、委員長から奥山マンション管理士へご相談があり、規約改正業務の依頼をいただきました。

最初に自主管理が永かったので、規約委員長からの要望で「管理の基本」の勉強会を実施。その後月1回程規約委員会で検討を重ねました。居住者アンケート調査では居住者からペット飼育を望む回答が多かったので、規約で飼育を可とし、細則で飼育ルールを作成しました。管理規約は旧公団型でしたので、JS型標準例を参考にして原規約を尊重し、マンション標準管理規約の必要な個所を取り入れて、新旧対比表を基に検討し、規約改正素案を作成した。また、使用細則や各種届出様式を作成し、改正素案を理事会で説明しました。理事会で承認後、改正案と質問状を組合員へ事前に配布し住民説明会を実施しました。当日は約50名以上の方が参加し、約2時間半説明と質疑を行い、終了時に大きな拍手がありました。次の総会では、規約の成立を図るため規約委員会のメンバーが役員に立候補し、規約等も承認されました。同時に引続き奥山マンション管理士と顧問業務の契約をさせて頂きました。理事長から「マンション管理士さんに入っていただき、この団地が明るくなった」と評価をいただきました。

今後は、高齢化により役員の成り手不足がさらに進む恐れがあるので、自主管理から管理会社へ移行したいという依頼がありました。できるだけ管理費の値上げを低く抑えるため、団地に合った仕様書を作成し、複数の管理会社から相見積をし比較検討し、候補先を数社に絞りプレゼン(住民説明会)を実施、全国系のN社に管理を委託することにしました。新たに管理人さんを採用した事により、管理費は少し増額になりましたが次の総会では問題なく承認されました。自主管理から管理会社委託へ移行し、役員の負担も徐々に軽減されました。現在も顧問として、管理会社の業務内容に間違いがないか、将来の団地にあり方など、適宜アドバイスをさせていただいております。

4.管理委託見直しで修繕積立金会計の健全化

愛知県三河地方にあるEリゾートマンション(36戸)は、名古屋の設備系の管理会社へ管理を委託していた。所有者の大半が法人で実際に居住している組合員の割合は少ないマンションです。居住者で監事になられた方から、管理費等が他マンションに比べ高い割には修繕積立金残高が少なく、築24年経過しこれから色々な修繕が増えていくので資金不足が心配なので、一度内容を見て欲しいと奥山マンション管理士へご相談があり、顧問業務の依頼をいただきました。過去3年間の会計を調査したところ、修繕積立金の割合が極端に低く、リゾートマンションで独特な施設や設備もあり点検費等もかかりますが、管理費がその年度で残らないように様々な名目を付けて無駄に支出されていました。そこで管理会社の見直しを提言し、新管理会社へ移行しました。

管理会社の見直し変更に当たり、リゾートマンションの管理ができる管理会社から相見積をし、数社に絞り比較検討し、地元の管理会社F社を内定し臨時総会に諮り管理委託契約をしました。管理委託料も大幅に削減し、無駄な支出もなくなり、修繕積立金の財政も改善をすることができ、現在確実に効果が出始めています。また、このマンションの管理に慣れている管理人さんをF社で採用いただき、継続して勤務をお願いできましたので、居住者の方にも安心していただきました。理事長から「奥山マンション管理士さん入ってもらい、修繕積立金が残る様になり、財政も健全化し大変助かりました」とお礼をただきました。現在顧問として、管理会社とは良い意味での緊張感のある関係を持ちながら、協働して無駄のない管理業務が行われる様にし、修繕積立会計の健全化を図っています。

以上、事例を紹介させていただきました。

管組組合の運営、理事会の顧問業務、管理会社の見直し、規約改正、大規模修繕工事などでお困りの場合は、お気軽に名古屋マンション管理士事務所(運営:マンション管理士 奥山事務所へご相談ください。

 

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このたびは、たいへんお世話になりました。ありがとうございました!知人にも、ぜひマンション管理士 奥山事務所さんのサービスをお勧めしたいです。