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これだけは知って欲しい理事会の役割と運営

管理組合の理事会は、平成30年度マンション総合調査(国交省)によると、月1回開催が36.5%、2ヶ月1回開催が25.4%と最も多く、築年数が古く戸数が多いほど月1回開催し、築年数が新しく戸数が少ないほど開催数が少ない傾向があります。理事会の開催が管理会社任せになっていませんか?

名古屋マンション管理士事務所では、総会で理事長や役員に選ばれたが、「どうすれば良いのか分からない」、「理事会の役割や権限はどこまであるのか?」など多くのご相談をお受けしております。マンション管理の主体は管理組合です。管理組合は建物の共用部分や付属施設及びその敷地の管理をすることが基本的な業務です。この業務を適正に執行するために、総会で管理者としての理事長や他の役員を選出し、執行機関として「理事会」を設置し、業務を執行します。

理事会の役員に選ばれたら、「名ばかり理事長」や、「幽霊理事」にならないで、自覚と責任を持って業務を実施することが大切です。マンションの最大の敵は、組合員(居住者)の無関心です。無関心が不正や横領に繋がり、資産の劣化を招きます。無関心な管理組合にならないようにする為に、理事会の役割は大変重要です。

理事長(役員)に選ばれたら最初に実行しましょう

  1. ずは、ご自分のマンションを隅々までよく見てください。建物や設備などは劣化していませんか? 改めて気が付くことが多くあります。
  2. 管理規約は手元にありますか? もう一度よく見てください。管理組合の決まりごとが掲載されています。理事長の仕事は法律や規約に定められた事、及び総会で決まったことを執行します。
  3. マンション管理会社との管理委託契約書の内容を確認する。役員になるまで、詳しく見たことがない人は多いと思います。今の契約内容は適正ですか? わからない事があれば、管理会社へ問合せる。
  4. マンション管理に関する法律等(名称や概略など)をできるだけ知る 
  • 区分所有法(通称:マンション法、基本の法律) 
  • マンション管理適正化法(マンション管理の指針、管理組合の努力義務、マンション管理士制度の創設、管理会社の登録制度、行政の支援など) 
  • マンション標準管理規約(区分所有法に準拠し、国交省が定めたモデル規約、定期的に見直しされている、H29.8.改正

 .理組合運営の問題を常時相談できる先(専門家など)を見つける。標準管理規約では、マンション管理士など専門家活用に要する費用を管理費で充当することができる(第27条)としています。

 理事長の仕事の内容とは  

理事長は区分所有法で定める管理者です

  1. 管理組合を代表し、その業務を統括する
  2. 区分所有法で定める管理者
  3. 区分所有法、管理規約、総会決議で定められた業務を、理事会の決議を経て執行する。
  4. 他の理事に職務の一部を委任することができる。
  5. 通常総会で前年会計度の業務執行に関する報告をしなければならない。 
  6. 管理組合と理事長との利益が相反する事項については、理事長は代表権を有しない。監事又は理事長以外の理事が管理組合を代表する。 

【具体的な理事長の職務】

  1. 事務報告(通常総会)
  2. 収支予算の作成及び変更
  3. 総会・理事会の招集
  4. 業務委託・請負契約の締結
  5. 議決権行使者の届出の受理及び代理証明書の受理
  6. 規約原本の保管、総会の議事録作成と保管及びの書面決議の書面保管、閲覧・保管場所の掲示
  7. 損害保険契約の締結、保険金の請求及び受理
  8. 組合員の資格の特喪に関する届出の受理
  9. 駐車場使用契約の締結             
  10. 未納管理費等の請求、法的措置の追行      
  11. 預金口座開設契約の締結
  12. 勧告・指示・警告等
  13. 共用部分に生じた損害賠償金等の請求及び受領
  14. 理事会の承認を得て、職員の採用又は解雇すること。

理事長の仕事は色々あり、確かに大変ですが、問題を先送りをすることはでは何も解決しません。たとえば、管理会社等の言われるとおりと、内容確認もせずに書類等に押印することは避けなければなりません。理事長の時にしかできないが事が数多くあります。疑問があれば、まずは理事会で検討しますが、理事会でも解決できない問題は、任期切れにならないうちに早めに専門家に相談されることをお勧めします。

役員会の役割

【役員の職位と役割】

  • 理事長・・・・・管理組合を代表、理事長として定められた業務の執行をする
  • 副理事長 ・・・・理事長を補佐し、理事長に何かあった時は、代理し職務遂行
  • 会計担当理事 ・・管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行う
  • 理事 ・・・・・・その他必要に応じて業務を担当(広報、総務、営繕など)理事は管理組合に損害を及ぼす恐れのある事実があることを発見したら監事に報告しなければならない
  • 監事 ・・・・・・管理組合の業務執行及び財産状況を監査し、総会で報告。理事会に出席できるが、理事会での議決権はない。幹事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況に不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる

【役員の選任】

①役員の選任方法、役員の資格、任期などは、各管理組合の規約で定められています。

一般的には、理事長は理事の互選により選出することが多い。任期は1年が多いが、できれば、任期2年で半数交代制が望ましです。

②高齢化の問題など役員のなり手不足の場合

実情に応じて、不在区分所有者(組合員)、組合員の配偶者や1親等の親族が就任できる様に規約改正し定めておくことが必要です。また、任期の見直し、手当の支給及び理事長等の負担の軽減を図る為に、専門家の活用を検討する。平成28年3月マンション標準管理規約の改正があり、区分所有者以外の外部専門家の役員就任が可能になった(外部専門家の活用・規約の改正が必要)

理事会はこんなことが決議できます

理事会の開催

  1. 理事会は理事長が招集し、理事会は理事の半数以上の出席で開催し、出席者の過半数で決議する。
  2. 通常、代理出席は出来ないし、委任状はありません。(規約で別に定めることはできる。)
  3. なんでも理事会で決められるわけではない。たとえば共用部分の変更(大規模修繕工事など)は、総会決議が必要です。

 

マンション標準管理規約では、【理事会の決議事項】として以下の項目を定めています。

  1. 規約で定めている事項
  2. 収支予算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
  3. 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
  4. 長期修繕計画の作成又は変更に関する案
  5. その他総会提出議案
  6. 組合員の専有部分の修繕の承認又は不承認
  7. 共同の利益違反者に対する勧告又は指示等
  8. 未納の管理費等の請求に関する訴訟、その他法的措置
  9. 総会から付託された事項
  10. 専門委員会の設置
  11. 災害等により総会開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等

管理会社に委託している管理組合の理事会運営は、管理会社主導で進められる事が多く見受けられます。そのため理事会は本来毎月開催が原則ですが、管理会社の都合もあり、必要な時にしか開催しなく、定時開催をしていない管理組合も多くみうけられます。理事会の開催は少なくとも2ヶ月に1回程度、管理組合主導で開催することが大切です。

理事会の進め方がわからないなど、管理組合運営のご相談などがありましたら、名古屋マンション管理士事務所へお気軽にご相談ください。

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