これだけはやっておきたい！管理組合の防災対策

害時の対応方法としては、一般的に①公的（行政）な備えと対応『公助』、②地域での備えと助け合い『共助』、③自分自身で備え、自力で身体を守る『自助』があります。

地震などの大規模災害が起きた場合、まずは居住者の各個人や家庭において防災活動を行います（自助）。各個人の安全が確保されたのち、管理組合・マンション全体で行う防災活動（共助）へ移行していきます。マンションの居住者全員が協力・連携して活動するためにはそのための｢指針・ルール｣が必要です。そのルールが『防災マニアル』です。 

【防災マニアル作成時の注意点】

1. マンションの実態・現状に即した（規模・構造・活動内容など）マニアルが重要 ・・・標準的・形式的に作成したものではなく、自分達のマンションに最適なマニアル
2. アンケート調査など居住者の意見を反映したマニアルを作成する・・・ 自己満足的な内容では居住者から、認めてもらえない
3. 短い文章で、要点が簡潔・明瞭なマニアルとする・・・内容がわかりにくければ、緊急時に役立たない

 【防災マニアル作成のステップ】

STEP1　専門委員会の設置・・・防災に関心の高い居住者から、公募で５～６人（規模に合わせる）程度の委員会を設置する。外部の専門家や管理会社の担当者などに参加してもらうこともひとつの案です。

STEP2　防災マニアル作成の進め方の検討・・・作成スケジュールを決めて、作成の目的や基本方針を明確にします。また居住者に向けて、お知らせなど広報活動も併せて行います。期間は半年～１年間程度を目安とする。

STEP3　建物・設備の点検調査・・・建物の安全性の確認や、各種設備の性能や作動確認、防災備品などの調査の実施。居住者の方に、一緒に調査活動へ参加の呼びかけをする。

STEP4　居住者アンケート調査の実施・・・アンケート調査により居住者の防災意識を把握し、結果を報告（広報）することで居住者全体のマニアルへの関心や防災意識の向上を図る。

STEP５　マニアル内容の検討・作成・・・これまでの調査結果などを基に活動内容や活動体制を検討していく。発生期（１日目）、被災生活期（２～３日目）、復旧期（４日目以降）の３段階に分けて災害時の自主防災組織の活動体制や内容を検討し作成する。

STEP6　防災訓練によりマニアルの検証と改善・・・マニアル完成後は、マニアルに基づく防災訓練を実施して内容を検証し、不具合があれば改善をします。計画・実行・検証・改善（PDCA）のサイクルで、より良い生きたマニアルを作りあげていく。

マンション全体の防災力を高めるために、管理組合は「定期的な防災訓練の実施」や「防災知識の向上のための様々な企画」を積極的に立案し、実施していくことが大切です。

居住者名簿等は個人情報ですので、組合員から名簿を提出していただく場合は、名簿収集の管理や保管については、十分な説明と取扱いルール、名簿の必要性などをよく説明し理解していただく事が必要です。

個人情報の提供に消極的な方や過敏な反応をされる方も見えますので、根気強く協力をお願いすることが大切です。保管については、災害時に管理者が不在だと名簿の取り出しが出来なくなる恐れがあるので、保管場所の鍵などを管理する者を複数定め置かれる事をお勧めします。　　　　　　　　　　　　　　　 

 【防災マニアルや防災活動に必要な2つの重要な情報】

1. 「居住者名簿」・・・災害時に居住者の安否確認や救出活動を迅速に行うことができる
2. 「要援護者名簿」・・災害時に高齢者、障害のある方の避難の支援をすることができる。

 この二つを作成しておくことで災害時の避難救出活動を行うに当たり、適切な支援が可能になります。平成29年5月30日「個人情報保護法」が改正され、管理組合も個人情報取扱事業者になり法の適用対象になりましたので、居住者等の名簿の取扱の規約や細則を定め、名簿の保管や取扱いのルールを明確にして、居住者の理解を得る必要があります。マンション標準管理規約では、組合員名簿などは規約に定めれば理事長の責任で作成・保管ができるとされています。（標準管理規約６４条）

【名簿の取り扱いルール】

1. 名簿の作成の目的（緊急対応用）の明確化
2. 名簿に記載する項目の決定（必要最低限、簡潔な項目）
3.  名簿の管理責任者等と守秘義務
4.  保管方法と保管場所の決定 （個人情報の漏えい・粉失防止を徹底する）
5. 災害時・緊急時などの名簿利用ルールの明確化
6. 名簿の更新方法の決定  （保管期間）
7. 居住者からの名簿の確認や訂正へのルール化、など。

★「居住者名簿の取扱いに関する細則」等を定めて置く事をお勧めします。　　　　　　　　　　　　　

 【 設備】・・・停電になった時の状況を確認しておく

1. エレベーター・・・地震発生時のEVの動きの確認、非常電話の連絡先の確認
2.  消防設備・・・設置場所や基本的な操作方法の確認　
3.  水道・・・給水方法により被災後の水の確保に違いがあるので、自マンションの設備を確認する。高置水槽は耐震補強が必要。　

【生活面】

1. 排水とゴミ・・・特にトイレの問題（仮設トイレなど）
2. 避難場所・・・災害時に一時的に集合する場所などを決めておく
3. 居住者の安否確認の方法・・・安否確認表、救助要支援表、避難先連絡表など
4. 防災備蓄品・・・家庭では用意できない建物・居住者全体で使うもの
5. 地震保険の加入

【旧耐震の建物の耐震対策】

旧耐震基準建物（昭和５６年５月確認申請以前に建築された建物）阪神大震災、東日本大震災、熊本大地震でも多くの家屋が倒壊しています。震度6強で倒壊の危険性があります。まずは耐震診断の実施、必要な場合は耐震補強を実施する。各行政に、耐震診断・補強等の補助制度がありますので、実施前に確認してみてください）

 【災害時に対応できる様に 「管理規約」の見直し】～平成２８年３月マンション標準管理規約改正に準拠する。

• 標準管理規約第２１条第６項（共用部分等の管理 ）・・・理事長は、災害等の緊急時においては、総会又は理事会の決議によらずに、敷地及び共用部分等の必要な保存行為を行うことができる。
• 標準管理規約第２３条第４項（必要箇所への立ち入り）・・・理事長は、災害、事故等が発生した場合であって、緊急に立ち入らないと共用部分等又は他の専有部分に対して物理的に又は機能上重大な影響を与えるおそれがあるときは、専有部分又は専用使用部分に自ら立ち入り、又は委任した者に立ち入らせることができる。
• 標準管理規約第54条第１項第10号（理事会決議事項）・・・ 災害等により総会の開催が困難で、緊急の応急復旧などに緊急修繕等が有効と思われる場合、理事長は理事会の決議により、応急的な修繕工事の実施に充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩しの決議をすることができる。

理事長は次回の総会で、災害等緊急時に使用した修繕積立金等の報告をしなければならない。尚、緊急時に使用できる上限金額なども、別に決めておかれると良いと思います。