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賢い管理会社の選び方のポイント

管理会社の見直しや変更をする場合の「賢い管理会社の選び方のポイント」は、管理会社はサービス業で担当者の能力に左右されることも多いので、コスト優先で選ぶと失敗しやすい、管理の質を上げることが重要である。管理委託契約書で業務内容と金額が決まるので、管理組合だけで管理会社の見直しすすることもできますが、専門家の活用をお勧めします。

コストだけで選ばない

リプレースの目的を明確にする。現管理会社のサービスに不満か、コスト削減か?

管理委託金額は、管理委託契約書の業務内容で決められている

管理会社は何でもやってくれるわけではない

委託金額に見合った管理・サービスか?

ブランドがあるから良い会社ではない、担当者次第

 

マンション管理会社とマンション管理適正化法とは

管理会社はマンション管理適正化法で業務が義務付けられています

マンション管理会社とは

マンション管理業者は、以前は届出制であったが、管理組合から管理費等を預かったまま倒産したり、管理費の使い込みする会社もありました。そこで消費者保護を目的とし、「区分所有法」だけでは不足しているマンションの管理を定めた「マンション管理適正化法」が平成13年7月施行され、マンション管理業者は国交省へ登録を義務つけられた(5年更新)。法令に違反した会社は、登録を取り消されます。現在全国にマンション管理会社は約2000社弱ありますが、大半は中小業者で大手先は少ない。「(一社)マンション管理業協会」へ加入しているのは、約390社です。逆に大手先では、グループ化など統合が進んでおり、全管理戸数の約6割以上は大手(上位約20社)が管理しています。

マンション管理適正化法の概要

  1. 管理組合の努力義務~マンション管理の主体は管理組合である。
  2. マンション管理士(国家資格)の創設~管理組合支援
  3. マンション管理会社の登録義務~国交省
  4. 管理会社に管理業務主任者(国家資格)の設置義務~30管理組合/1名
  5. 国及び地方公共団体の管理組合支援など
  6. 罰則、その他、

  マンション管理適正化法でマンション管理業者へ義務るけられている事

1.管理業務主任者による重要事項説明

  • 新たに管理受託契約をする場合・新規契約 ~ 契約前に管理業務主任者による重要事項説明会を実施する
  • 同一条件で契約更新する場合 ~ 管理業務主任者は管理者(=理事長)に重要事項を記載した書面を交付し、説明をしなければならない、また、その組合の区分所有者等全員に対して重要事項説明書を交付しなければならない。

 2.契約成立時の書面の交付

マンション管理会社は、管理組合から管理委託契約を締結したときは、その管理組合の管理者(=理事長)に対して、次の項目を記載した書面を交付しなければならない。

  • 管理事務の対象となるマンションの部分
  • 管理事務の内容及び実施方法(財産管理法含む)
  • 管理事務に要する費用並びにその支払いの時期及び方法
  • 管理事務の一部の再委託に関する内容・・基幹事務(会計など)は再委託はできない
  • 契約期間に関する内容(通常は1年が多いが2年でも可)
  • 契約更新に関する内容(自動更新の禁止、3ヶ月前に書面交付、更新は総会の決議事項)
  • 契約解除に関する内容(3ヶ月前に書面交付、満期でなくとも解約はいつでもできる)

★管理業務主任者をして当該書面に記名押印させなければならない

マンション標準管理委託契約書

国交省がマンション管理適正化法第73条に規定する「契約成立時の書面」として交付する場合の指針として作成、多くの管理会社はこの標準管理委託契約書に準じた内容の契約書になっている。

 3管理組合の財産の分別管理

規則第87条の規定に定められている分別管理方式(イ、ロ、ハ、の3方式)があり、管理方式のイ、ロ、方式の場合は、収納口座と保管口座の分離、また管理費等の1ヶ月分を保証義務また管理組合名義の保管口座の印鑑保持の禁止

 4. 月次会計報告

管理会社は毎月会計の収入及び支出を書面で管理組合へ交付義務

これ等のことが順守されていない管理会社は、法令違反をしていることになります。平成13年にマンション管理適正化法が施行されて約17年になりますが、未だに未登録の管理会社があり、また印鑑と全通帳を預かっている管理会社、契約が自動更新で重要事項の説明をしていない管理会社などのご相談をお受けしています。何らかの理由で過去に知人や居住者の方からの紹介などがあり、当初の管理会社を変更し、そのままおかしいと思いながら継続しているケースもあります。管理会社の監督官庁は、国交省地方整備局です。疑問に思われたら一度確認されることをお薦します。

知って得する管理会社に関する留意点と選定ポイント

管理会社に関す留意点

  1. 管理会社は営利を目的とした会社であること認識する ~契約内容にないことはしない。 
  2.  管理会社には分譲系列と独立系がある ~分譲系は、当初の管理費等の設定は親会社都合できまる。また、建物瑕疵も親会社には 遠慮がちな対応が多い。
  3.  管理費は安ければ良いというわけではない ~管理委託費を安くして受注を増やし、工事で利益を上げる会社もある
  4.  同じ管理会社でもフロントマン・管理員など担当者によって大きな差がある ~駄目なら担当者・管理員を変えてもらう選択肢もある。
  5.  管理会社とは、「なれ合い」よりも、良い意味での多少「緊張感のある関係」にしておく
  6. 管理会社の言いなりではなく、不明な点は必ず確認する。

 【管理会社選定のポイント

  1.  できるだけ信用力のある管理会社から見つける ~(一社)マンション管理業協会の会員会社の内、協会の保障機構に管理費等保証契約をしている会社から選ぶ
  2.  管理戸数、管理組合数、売上、利益など確認する ~一定の規模がないと、総合的なサービス力が弱い、地元の小さな管理会社は、小回りは利くが、価格が特に安いわけではない。
  3.  管理業務主任者数、建築士等の人数を確認する
  4. フロントマンの一人当たり担当組合数を確認する、件数が15件を超えるときつくなる。
  5.  見積仕様書、公募方法など、透明で公平な方法で決める
  6. 組合員の推薦先も特別扱いをしないで、同一条件で相見積もり。
  7. 価格だけでは選ばない。管理の質を下げない。
  8.  多少費用はかかっても、専門家に依頼して公募や相見積で選定する。

賢い管理会社の変更(リプレース)の仕方

専門家の支援をお勧めします

管理会社の変更は、組合員や理事会の内部からも反対する人が出てきて、その調整も大変です。また苦労して変えたのに「前の管理会社のほうが良かった」「変更した管理会社のほうがもっと酷い」などといわれる結果になることあります。変更後に管理の質の低下に悩まされることもあります。そこで今の管理会社に改善を交渉し、それでも管理組合の要望に対し、誠実な対応がない、一時的な口約束だけで状況がなかなか改善されない場合や管理組合が第一でなく、自社の利益ばかりを優先する管理会社など、状況が改善されなければ、最後の手段として管理会社の変更を進めることをお勧めします。管理会社の変更は、かなりの手間(時間と労力)を要するしリスクもありますので、専門家(マンション管理士など)のアドバイス・支援を受けることをお勧めいたします。

【マンション管理士採用のメリット】

管理費削減の専門のコンサルタント会社は自社リスト(登録業者)をもとに多数の管理会社やメンテナンス会社に見積もりをさせ、コストを下げさせる作業が主体になります。成功報酬型のリプレース専門のコンサルタントに多く見受けられます。

マンション管理士は、管理費削減や管理会社の変更がメインの業務ではなく、管理組合の求めに応じて管理組合の適正な管理運営を支援するもので、その支援の中で、管理費や管理会社の見直しをさせていただいています。また、マンション管理士は、もともと管理組合の日常の運営に多くかかわっていますので、アンケートとの実施から組合員の合意形成へ至る手続き、臨時総会の開催の段取り、管理会社変更後の新管理会社の業務の実施状況などのチェックなども適正に実施してゆくことができます。

 

管理会社変更(リプレース)の手順

  1. 信頼できる専門家(マンション管理士等)に相談する ~現状の管理状況を相談し、理事会で管理会社変更と専門家の採用を検討(決議)する。組合員アンケ―トや専門委員会の設立
  2. 見積依頼する会社を選ぶ ~管理委託するための共通仕様書を作成し、管理会社の内容を比較し複数(5~6社)以上の見積依頼先を決める。組合員からの推薦先も特別扱いはしない、同一条件。
  3. 比較検討する ~見積書、提案書をもとに応募管理会社を比較する。
  4. プレゼンテーション(説明会)を実施する ~見積応募先から数社(2~3社)を選び、組合員も参加し説明会を実施し、候補先を決めていく
  5. 候補先1社の内定 ~理事会で候補先を1社決め理事会決議
  6. (臨時)総会で決議 ~内定先から重要事項説明書(適正化法で定められている)の説明を受け、その後の総会で管理宅契約を承認する。理事会は、選定理由を説明する
  7. 現管理会社の契約解除 ~総会の決議を踏まえ、現管理会社へ契約解除(3ヶ月後)を書面で提出する
  8. 新旧管理会社の引継ぎ ~理事会立会のもと、引継ぎ所でチェックする
  9. 新管理会社の業務開始 ~新管理会社との契約は総会承認後に実施。新金融機関の引落手続きに2ヶ月以上かかるので、早め手続きを始める。

以上がリプレースの手順です。

名古屋マンション管理士事務所からの提案

名古屋マンション管理士事務所では、名古屋地区の管理会社の事情に詳しい管理士が、管理組合様からヒヤリングし、現管理委託業務内容を査定分析し、適正な管理委託の共通仕様書を作成いたします。できるだけ現状のサービスを維持しながら無駄なコスト削減、及び貴管理組合に合う適正な管理会社の選択をご提案させていただきます。自主管理組合の管理会社採用もご支援させていただいています。

新管理会社が決まりましたら、専門家として「重要事項説明書」管理委託契約書」の原案を事前にチェック確認し、理事長に安心して契約していただいております。

管理会社の選定・変更(リプレース)についてご不明点がございましたら、ぜひお気軽にお問合せください。

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このたびは、たいへんお世話になりました。ありがとうございました!知人にも、ぜひマンション管理士 奥山事務所さんのサービスをお勧めしたいです。