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大規模修繕工事を成功させるための
修繕委員会の運営と専門委員会使用細則

管理組合が大規模修繕工事を実施しようとする場合、理事会の諮問機関である専門委員会である「修繕委員会」を設立し、修繕委員会からの修繕工事の仕様等や専門家(コンサルタント)及び業者選定などの答申を受けて、理事会の合意に基づいて総会で承認し進める方法が大規模修繕工事を成功させるポイントと言われています。小規模マンションでは、理事会が修繕委員会を兼ねることもあります。

大規模修繕工事に関する修繕委員会運営の問題点

修繕委員会はルールを決めて運用しないと合意形成が難しくなる

管理組合で大規模修繕工事等を行う場合、専門委員会(修繕委員会)を設立して進めますが、管理組合内部でトラブルになり合意形成が難しくなることがあります。例えば

  • 修繕委員会のメンバーが公募されずに決定され、勝手に活動している
  • 修繕委員会の答申が理事会の諮問の趣旨に反している
  • 修繕委員会の答申を、理事長が無視し理事会や総会等で取り上げられない
  • 修繕委員会の意見と理事会が対立している
  • 修繕委員会が本来の業務範囲を逸脱し、理事会より上位の存在となっている
  • 大規模修繕工事の際に設立した修繕委員会が、工事完了後に解散したと思われるが現存する
  • 自社で工事を請負いたい管理会社と、独自に大規模修繕工事を進めたい修繕委員会が対立し、管理組合で合意ができない

これらは、専門委員会を設置する前に管理組合内のおける、その位置付けや業務範囲、委員会の運営方法、理事会との関係等についての明確な取り決めがなされていないことも、その一つの要因と考えられます。(マンション管理センター資料参考)

マンション標準管理規約等で規定されている専門委員会

修繕委員会の設置は総会の決議が必要

マンション標準管理規約第55条及びコメント(国交省)によると、「第55条 理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる。2 専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。」と規定されている。

また同条コメントでは、「① 専門委員会の検討対象が理事会の責任と権限を越える事項である場合や、理事会活動に認められている経費以上の費用が専門委員会の検討に必要となる場合、運営細則の制定が必要な場合等は、専門委員会の設置に総会の決議が必要となる。 ② 専門委員会は、検討対象に関心が強い組合員を中心に構成されるものである。必要に応じ検討対象に関する専門的知識を有する者(組合員以外も含む。)の参加を求めることもできる。」とコメントとされています。

 
専門委員会の設置のメリット
  1. 大規模修繕工事は、構想から工事実施まで、必要な工事内容の調査、区分所有者全員への情報提供、意識付け、工事施工者の選定、工事実施等と2~3年を要する
  2. その内容は専門的であること
  3. 理事会は、管理組合の業務執行機関として通常業務でも多忙な状況にあり、理事は1年又は2年で交替するのが通例である
  4. 大規模修繕工事を実施する時期に、その分野に詳しい人が必ずしも理事に就任しているとは限らない
  5. 工事に関する知識のある組合員や工事に関心が高い居住者等が、他の管理組合業務に忙殺されることなく専門的、継続的に従事するできる事は有効である                                       (マンション標準管理規約コメント第55条参考)

修繕委員会の役割と運営

修繕委員会の役割
  1. 専門委員会は理事会の諮問機関として、与えられた事項について理事会に具申する
  2. 大規模修繕工事に向けて居住者の関心を高め、その気にさせる雰囲気づくりを行う
  3. 大規模修繕工事に向けての学習会の開催、広報や掲示板等で組合員に情報の提供
  4. マンションの不具合箇所の現状を把握し、修繕委員会や多くの組合員で調査する
  5. 大規模修繕工事の仕様や施工方法(管理会社主導、設計事務所の設計管理方式、責任施工方式など)や概算費用の検討
  6. 設計事務所、施工業者の選定及び理事会へ候補先を推薦する。
  7. 理事会へ答申し、理事会の承認で大規模修繕等の議案を総会に提出する
  8. 理事会は委員会の案に反対する場合は、その理由を明確にし、委員会へ差し戻す
修繕委員会の募集と運営
  1. 民主的な運営、公開の原則を徹底する
  2. 修繕委員の人数は3~7人程度で奇数の人数を公募する
  3. 理事も連絡調整のため、できるだけ委員会に1名以上参加することが望ましいが、理事長は避ける。
  4. 組合員の中での利害関係のない専門家や修繕工事に感心のある人を活用する
  5. 組合員以外にも、居住している組合員の家族も参加してもらう
  6. 外部の専門家(コンサルタント、マンション管理士等)の活用も検討する
  7. 決定のルールを始めから決めておく(公平・透明性)
  8. 専門委員からの業者推薦の場合、該当する委員は選定の議決には参加させない
  9. 第3者の専門家に技術的な事や、業者推薦についての参考意見を聞くことも有効
  10. 独善的な意見を廃する​                                   

修繕委員会・使用細則作成のポイント

使用細則はその管理組合の実情に合わせて作成する

修繕委員会使用細則は総会の普通決議が必要。

使用細則作成の必要項目は、その管理組合の実情に合わせ

  1. 委員会の目的
  2. 委員の候補資格と募集方法
  3. 委員会の役割と権限
  4. 委員会の決議方法
  5. 委員の報酬や委員会の費用
  6. 外部専門への委託
  7. 諮問内容​​
  • 建物の調査・診断に関すること
  • 工事範囲、工事仕様、工法、工事費及び見積り等の適否に関すること
  • 工事発注方式、施工業者等の選定に関すること
  • その他理事会から諮問のあった事項に関することなど

 8.委員の任期と委員会の解散方法、その他必要事項

 

大規模修繕工事に関する総会の決議が必要な事項

  1. 大規模修繕工事の専門委員会(修繕委員会)運営細則の制定
  2. 専門委員会(修繕委員会)の設置
  3. 外部専門家の活用と採用(設計事務所、マンション管理士等)
  4. 専門委員への報酬等の支払い、ただし、無報酬と定めることもできる
  5. 専門委員会からの答申による、施工業者の選定及び請負契約の締結承認
  6. 予算を大幅に超えたとき
  7. 形状又は効用の著しい共用部分の変更は、特別決議が必要

総会決議は1~6は普通決議(過半数)、7は特別決議(各4分の3以上)です。

 

大規模工事の専門委員会(修繕委員会)の設立や運営、使用細則の作成、管理会社との調整及び管理組合の大規模修繕工事に関する合意形成など、ご不明な点がございましたら、名古屋マンション管理士事務(運営:マンション管理士 奥山事務所)へお気軽にお問合せください。

 

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